Microsoft Outlook — самое популярное решение для работы с электронной почтой среди предприятий и предприятий. Когда дело доходит до потребителей, Outlook отстает от Gmail. Стандартная почта Outlook поставляется с 15 ГБ места для заполнения. С количеством маркетинговых или банковских рекламных акций и другого мусора, который мы получаем, довольно легко упустить из виду эти важные электронные письма. Вы можете избежать этой ситуации, архивируя менее необходимые электронные письма и удаляя спам и нежелательную почту.

Создать правило Outlook из электронной почты

Создать правило Outlook из электронной почты

Шаг 3: Нажмите на меню из трех точек и выберите «Создать правило».

Шаг 4: Создайте правило для перемещения сообщений от отправителя в папку архива.

Автоматически архивировать почту

После этого все электронные письма от отправителя перемещаются прямо в заархивированный почтовый ящик. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ из меню «Архив» в папках.

Создание правил автоматического архивирования из настроек Outlook

Упомянутый выше трюк перемещает все электронные письма от отправителя в архив. Что делать, если кто-то хочет заархивировать электронные письма с определенными темами или ключевыми словами из тела сообщения?

Например, я устал от кредитных предложений моего банка, новостей о коронавирусе или другого маркетингового мусора. Тем не менее, я регулярно сверяюсь с ежемесячной выпиской по банковскому счету и выпиской по кредитной карте. Если у вас схожие предпочтения в отношении тем или тем, выполните следующие действия, чтобы настроить некоторые правила.

Шаг 1. Откройте Outlook Web и перейдите в «Настройки».

Шаг 2: Просмотрите все настройки Outlook, и появится соответствующее меню настроек.

Шаг 3: Выберите параметр «Правила» и выберите «Добавить новое правило».

Правила Outlook

Шаг 4: Назовем это Банковскими правилами и добавим условие.

Шаг 5: Добавьте ключевые слова, которые вам больше не нужны. Я добавил новостные термины, такие как кредит, EMI и т. д.

Правило создано для автоматической архивации

Шаг 6: Создайте правило для перемещения всех писем в архивную папку и нажмите «Сохранить».

Теперь, когда вы получаете электронные письма с ключевыми словами «кредит», «EMI» или «важно», они автоматически перемещаются в папку архива.

Давайте создадим еще одно полезное правило. Мы должны? Каждая компания рассылает пользователям электронные письма, связанные с коронавирусом. Хотя я приветствую их усилия, чтение ежедневных новостей о смертельном вирусе иногда утомляет. С помощью правил Outlook вы можете автоматически архивировать эти электронные письма, прежде чем они привлекут ваше внимание.

Шаг 1. Откройте Outlook Web и перейдите в «Настройки» > «Почта» > «Правила».

Шаг 2: Назовем новое правило «Коронавирус» и добавим условия.

Правила автоматического архивирования

Шаг 3: Добавьте условия, например. B. содержит ли тело сообщения ключевое слово (например, вирус короны или COVID-19), а затем переместите эти электронные письма в папку архива.

Я создал десятки правил Outlook. Это мощная функция, и возможности безграничны. Вот как я его использую. Всякий раз, когда я нахожусь в отпуске, я создаю правило, чтобы перемещать все входящие электронные письма в папку «Во время путешествия», чтобы убедиться, что они не мешают мне во время семейного отдыха.

правила созданы

Некоторые сомнительные компании продолжают отправлять нежелательную почту в мой почтовый ящик Outlook. Они не оставляют мне другого выбора, кроме как создать правило автоматического удаления для удаления этих писем.

Отписаться от отправителя электронной почты

Функция автоматического архивирования полезна, если вы хотите защитить свой почтовый ящик от поддельных писем. Однако, если вы хотите полностью прекратить получать электронные письма от отправителя, вы должны использовать функцию отказа от подписки электронной почты.

Однако поиск крошечной кнопки отписки в каждом письме может занять много времени и утомительно. К счастью, с Outlook Web вы можете видеть всех отправителей электронной почты в одном месте с помощью кнопки отказа от подписки.

Шаг 1. Откройте Outlook Web и перейдите в «Настройки».

Шаг 2. Перейдите к Почте > Подписки.

Шаг 3: Здесь вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.

Отписаться от Outlook

Шаг 4: Отмените подписку в меню. Вы также можете нажать на трехточечное меню, чтобы заблокировать отправителя.

Я использую эту функцию раз в квартал, чтобы удалить неактуальные электронные письма из списка.

Держите свой почтовый ящик в чистоте

Microsoft Outlook предлагает отличную функцию правил. Вы можете использовать его для автоматического удаления входящих писем, автоматического их архивирования, перемещения в разные папки на указанное время и даже отписки от ненужных отправителей из единого меню. Это улучшило мой опыт работы с электронной почтой на милю. Как вы хотите использовать правила Outlook? Отключите звук в разделе комментариев ниже.

Следующий:
Хотите улучшить работу с Outlook? Прочтите следующий пост, чтобы найти 15 лучших сочетаний клавиш Outlook для Windows и Mac.